Il successo aziendale è direttamente collegato alla efficiente operatività della forza lavoro coinvolta, attraverso la quale possono realizzarsi le strategie e raggiungere gli obiettivi prefissati. I dipendenti, quindi, devono essere costantemente coordinati e messi nelle condizioni di poter lavorare in equilibrio con le proprie esigenze e quelle indicate dal management.
Per questo il ruolo principale è ricoperto dal reparto delle Risorse Umane che ha la responsabilità di assegnare le mansioni da portare a termine entro i tempi prestabiliti, avendo una visione chiara e completa della disponibilità dei membri del personale così da poter coerentemente organizzare il lavoro e non incorrere in rallentamenti, carichi eccessivi o disallineamenti tra i vari reparti.
Il tracciamento delle presenze
In quest’ottica, diventa quindi prioritario per ogni azienda rilevare correttamente le presenze e le assenze dei propri dipendenti in un dato momento, senza contare che tale attività è obbligatoria per legge secondo la normativa europea vigente.
Ma tracciare le presenze può rappresentare una criticità per le Risorse Umane specie in contesti aziendali di grandi dimensioni, con molti lavoratori, e, soprattutto, alla luce dell’introduzione in pianta stabile dello smart working, con le attività che si sono spostate in remoto, rendendo il controllo più difficoltoso e meno immediato.
Una volta presa piena coscienza delle presenze, delle assenze e dei turni, ma anche dei permessi e degli eventuali straordinari, il team delle risorse umane sarà in grado di indicare puntualmente le mansioni per ogni singolo lavoratore con effetti positivi sull’operatività quotidiana e ovviamente sulla produttività.
Inoltre, con un corretto tracciamento delle presenze in azienda è possibile verificare anche le performance personali e in determinate fasce orarie, così da portare alla luce potenziali problemi e porre in essere i correttivi necessari. Ma i vantaggi non riguardano unicamente l’azienda ma anche i lavoratori stessi che, potendo contare su strumenti specifici per segnare le proprie giornate lavorative, così come gli orari di entrata e uscita dal lavoro (in presenza o in remoto) verificheranno anche la corrispondenza tra il proprio impegno e la busta paga, migliorando in questo modo anche il rapporto di fiducia tra datore e capitale umano.
Come tracciare le presenze in azienda
Tra i metodi più diffusi per rilevare le presenze in azienda troviamo senza dubbio il foglio presenze. Attraverso questo strumento infatti è possibile in pochi secondi poter segnalare l’orario di ingresso e uscita in ufficio, evidenziando le ore lavorate, i turni, il totale delle ferie, le assenze e i permessi e infine gli straordinari.
Solitamente il foglio presenze può essere proposto al dipendente a cadenza giornaliera, settimanale o mensile, mediante la somministrazione di una scheda personalizzabile con nome e cognome o facendo uso del classico foglio di calcolo del noto programma Excel. Sarà premura del lavoratore compilare tale documento, avendo anch’esso vantaggi tangibili, come accennato in precedenza.
Il foglio presenze giornaliero è particolarmente indicato per quelle realtà che non dispongono di rapporti continuativi con i propri dipendenti ma di lavoratori a chiamata.
Quello mensile, al pari del giornaliero, è diffuso nelle aziende i cui turni non subiscono grandi variazioni nel tempo e la forza lavoro è sostanzialmente fissa (qui troverai stampabile foglio presenze mensile da compilare gratis).
Come detto, saranno i lavoratori che dovranno avere cura di completare il foglio presenze, con una indicazione chiara di tutte le specifiche richieste. Per essendo un’operazione che occupa un brevissimo lasso di tempo è fondamentale che le Risorse Umane incoraggino il capitale umano a portare avanti questa attività con costanza e giornalmente, al fine di evitare non solo problemi relativi all’operatività ma anche criticità relative ai livelli di produttività, alla riduzione di costi fissi e, non ultimo, alla qualità della vita lavorativa, scongiurando il rischio che qualche lavoratore possa essere eccessivamente caricato di mansioni, evitando quindi il burn out lavorativo e una perdita significativa in termini di singole performance.